引越しの挨拶状はいつ、誰に送る? 手紙を送るときのマナーを知ろう!

引越しの挨拶状はいつ、誰に送る? 手紙を送るときのマナーを知ろう!

引越したことと、新居の住所などを知らせる「移転通知」。近ごろはメールで手軽に済ませるという人も多いですが、お世話になった人や目上の人にはやはり心をこめて手書きで送るのもよいでしょう。その際に気をつけるポイントや、ハガキに書くべき事柄を、手紙にまつわるマナーにくわしい中川越さんにお聞きしました。

メールで知らせるほうがいい場合もある?

自宅の引越しを知らせるのは、年賀状のやりとりをしている友人や、プライベートでもお付き合いのあるような人であることが多いはず。「メールでは失礼かも?」と考えて、移転通知を用意したほうがいいのかと悩みますが、実はメールでのお知らせのほうがよいこともあるのだとか。どういったポイントで、メールのほうがよいのでしょうか?
「年賀状のやりとりがある場合などは、パソコンの住所録に住所を登録してくれている人もいるでしょう。そうした人には、送られてきた住所や連絡先をそのままコピー&ペーストできるメールでの移転通知はとても便利。登録時にミスをしてしまうこともありません」(中川越さん・以下同)
かつては住所録もアナログで管理している人が多かったですが、最近はデジタル管理している人も増えていますね。時代の変化に合わせて、メールでの通知を視野に入れてみてもよいかもしれません。

「ちなみに、メールで移転通知を送る際に気をつけたいのは『一斉送信』。例えば、ビジネスでよくやるような『BCC』での一斉メールは失礼にあたります。もちろん、個人情報がもれてしまう『TO』や『CC』も控えましょう。また、一斉送信は『手間を省きたかったのかな?』と感じる人も少なくありません。送信したい人数が多く、どうしても一斉送信で知らせたい場合は『一斉送信にて失礼いたします』など、冒頭にひと言そえるようにしましょう。これを書いておくことで、受け取った側の印象もガラリと変わりますよ」

メールでも手紙やハガキでも、大切にしたいのは相手への敬意。「手抜きだな」「失礼だな」と思われることのないよう、受け取る相手の立場になって通知をつくりましょう。

ハガキで出す場合は何を書けばいい?

それでもやはり引越しはひとつの節目。これまでの感謝を伝えたり、これからのお付き合いもお願いする機会として、ハガキで移転通知を送るのもよいとのこと。その場合は、どのようなところに気をつければよいのでしょうか?

・住所と名前は正確に
印刷で送るのであれば、データをきちんと確認すればOK。一人ひとりに手書きで送る場合は、枚数が多くなると誤字なども増えてしまうため、時間のあるときに一枚一枚心をこめて書きましょう。

・文字は読みやすく
中川さんによると、一般的に手紙は「文字と文字の間や行間をゆったりととる」ことが重要。ただし、移転通知は「引越しのお知らせ」という事務的な面ももっているため、あまりゆったりさせすぎずに。読みやすさを重視して書くのがよいとのこと。

・相手によって文章を変える
せっかくハガキで移転通知を出すのであれば、送る相手一人ひとりに伝わる文章を考えましょう。印刷はメールの一斉送信と同じで、こちらの手間を省くためのツール。引越したことを伝えるだけであれば十分かもしれませんが、相手への敬意や誠実さを伝えるには手書きのほうがより心のこもったものになりますね。

また、年賀状などでも、メインの文章やイラストなどはハガキに印刷し、そのなかの空いたスペースにちょっとしたコメントを書いているという人も多いのでは? 実はこれは、正式なマナーではないそう。
「もともと、印刷したハガキの空きスペースにコメントやメッセージを入れるというのは、『書き忘れたこと』を入れ込む追伸としての役割をもっていました。とてもお世話になった先生や上司など、礼を尽くしたい人に対しては、印刷したハガキにコメントを入れるのではなく、手書きで用意をするか、字や絵に自信のない人であれば伝えたい内容を全て網羅した状態で印刷をするのが正式。もちろん、親しい間柄の友人などでそこまで気を使うことはありませんが、きちんとした手紙を送りたい相手には、こうした配慮も忘れないようにしましょう」

移転通知、どんなことを書けばいい? いつ出せばいい?

引越しのお知らせを書いてみようと思ったものの、書き出しや内容に迷ってしまい、なかなか進まない……。送りたい相手との関係別に、中川さんに「気をつけたいポイント」を教えていただきました。

・親しい友人など
「そこまでかしこまらなくてもOK。引越したということを伝え、かんたんな近況報告(仕事のことや、新居の周辺のことなど)を添えるとよいでしょう」

・仕事でお付き合いがある人
「自宅の移転を知らせるということは、ある程度仲が良い人のはず。とはいえ、お仕事のお付き合いであることを考えると、少しフォーマルな雰囲気が必要ですね。引越しのお知らせとあわせて、旧住所にいたころにお世話になったことへのお礼と、これからもよろしくお付き合い願います、というような内容を盛り込みましょう」

・長くお世話になっている人、恩師など
「最上の礼節をもってご挨拶をしたい方には、まずはお相手の様子をうかがう文章を入れると丁寧です。『お元気でいらっしゃることと存じます』などが例ですね。その後、転居のお知らせと、今後もよろしくお願いします、と心をこめて締めくくりましょう。挨拶状の最初か末尾に、季節にかかわりのあるお話などを入れると、より印象もよくなりますね」

送る相手によって、見せたい「自分」は違います。挨拶状の文面からだけでも、受ける印象は違ってきそうですね。

また、移転通知を送るタイミングについては、仕事の付き合いのある人ではやりとりにタイムラグが出ないよう、引越し前か当日が理想的。親しい友人などであれば、引越しをしてから少したち、生活が落ち着いてからでもよいとのことです。

相手のことを思いながら、丁寧に書こう

人に宛てて手紙などを書くときに、大切にすべきことは何でしょうか? それは相手への敬意と、自分らしさなのだとか。

「手紙はかつて『消息』といって、自分のことを知らせるのと同時に、返事によって相手の生存を確認するためのものでした。ですから、受け取る相手の気持ちや状況に思いをめぐらせながら書くもの。それが相手への敬意となって現れます。よく、手紙を書くときに、出だしは『拝啓』がいいのか、『謹啓』か、時候の挨拶はどうするのか、どんなことを書けば失礼にならないか……と悩む人もたくさんいますが、それらはあくまで形式的なこと。その人らしさが伝わることが、手紙や挨拶状では大切なのです」

その人らしさとは、その人自身から生まれた言葉や思いのことだと中川さんは言います。
「季節のことを織り込むにしても、ステレオタイプな『寒さが身にしみるこのごろ』などよりも、『庭のバケツに氷がはっていました』のような、自分自身がふとしたときに見つけた季節の移り変わりのことや、新居の環境を伝えるなど、受け取った相手が差出人のことを想像し、その人の未来や希望をほのかに感じられることこそが、手紙の一番の魅力といえるでしょう」

電話やメールでのやりとりが多くなり、手紙や挨拶状を出すことは以前と比べて少なくなりました。それでも、大切な相手には思いをこめた手書きの挨拶状を出してみる……。引越し前後の忙しいときだからこそ、そんなゆったりとした時間をとってみてもよいかもしれません。


取材協力
中川 越
手紙にまつわるマナーや手紙の書き方などを中心に、多くの書籍や新聞記事、テレビ番組などで監修を担当。

掲載:2017年4月21日
写真:PIXTA

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